Shopware E-Rechnung: So machen Sie Ihren B2B-Shop fit für die Pflicht ab 2027

Zum 1. Januar 2027 endet die erste Übergangsfrist der E-Rechnungspflicht: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen dann für alle inländischen B2B-Umsätze strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen. Ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2028, gilt die Pflicht ausnahmslos für jedes Unternehmen. Und wichtig: Eine klassische PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Für Betreiber von B2B-Shops heißt das konkret: Die Rechnungen, die Ihr Shopware-System heute erzeugt, erfüllen die Anforderungen in der Standardkonfiguration nicht. Wir zeigen Ihnen, welche Fristen gelten, welche Formate Sie brauchen und wie Sie die Umstellung jetzt sauber planen, statt Ende 2026 in Hektik zu verfallen.

E-Rechnungspflicht 2027: Diese Fristen gelten für Ihren Onlineshop

Die Einführung erfolgt in Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Ab dem 1. Januar 2027 wird aus der Empfangspflicht eine Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 müssen schließlich alle Unternehmen ihre inländischen B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung stellen.

Betroffen sind ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Ihr B2C-Geschäft bleibt außen vor. Wer allerdings einen relevanten B2B-Anteil im Shop hat, sollte die Deadline ernst nehmen: Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro je Rechnung geahndet werden, und Ihre Geschäftskunden riskieren im Zweifel den Vorsteuerabzug. Spätestens dann werden fehlerhafte Rechnungen zum handfesten Vertriebsproblem.

Denken Sie auch an die Empfangsseite: Bereits heute dürfen Ihre Lieferanten Ihnen E-Rechnungen schicken, ohne Ihre Zustimmung einzuholen. Wenn Ihre Buchhaltung eingehende XML-Rechnungen bisher nur ausdruckt oder ignoriert, verletzen Sie schon jetzt geltendes Recht. Die Umstellung im Shop ist also der zweite Schritt einer Hausaufgabe, deren erster Teil seit Januar 2025 fällig ist.

XRechnung oder ZUGFeRD: Diese Formate erfüllen die Pflicht

Als E-Rechnung gilt nur, was der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis haben sich zwei Formate etabliert:

• XRechnung: ein rein maschinenlesbares XML-Format ohne visuelle Darstellung. Standard bei öffentlichen Auftraggebern und vollständig konform für B2B-Rechnungen.

• ZUGFeRD: ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML. Ihre Kunden sehen weiterhin eine gewohnte PDF-Rechnung, während die Buchhaltungssysteme die strukturierten Daten automatisch verarbeiten.

Für die meisten Onlineshops ist ZUGFeRD der pragmatische Weg, weil die Rechnung menschenlesbar bleibt. Achtung bei den Profilen: Die ZUGFeRD-Varianten Minimum und Basic-WL genügen den gesetzlichen Anforderungen nicht. Sie brauchen mindestens das Profil EN 16931 (Comfort) oder Extended.

Ein paar Ausnahmen bleiben: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen, ebenso Rechnungen an Endverbraucher. Freiwillig dürfen Sie natürlich trotzdem auf E-Rechnungen umstellen, und im B2C spricht wenig dagegen, weiterhin PDF-Rechnungen zu versenden. Entscheidend ist, dass Ihr System beide Wege sauber abbilden kann, ohne dass Ihre Buchhaltung jeden Fall manuell prüfen muss.

So wird Ihr Shopware-Shop E-Rechnungs-fähig

Das Dokumentenwesen von Shopware 6 erzeugt standardmäßig klassische PDF-Rechnungen. Für konforme E-Rechnungen gibt es im Shopware Store etablierte Erweiterungen, die aus Ihren Bestelldaten automatisch ZUGFeRD- oder XRechnung-Dokumente generieren, inklusive Stornos und Gutschriften. Bei komplexeren Anforderungen, etwa eigenen Rechnungsprozessen oder Besonderheiten aus dem ERP, lohnt sich eine individuelle Lösung über eine erfahrene Shopware Entwicklung.

Die Technik ist dabei nur die halbe Miete. Entscheidend ist die Datenqualität: Eine E-Rechnung braucht saubere Pflichtangaben wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Kunden. Ihr Shop muss also zuverlässig zwischen B2B- und B2C-Kunden unterscheiden, etwa über Kundengruppen und eine validierte USt-IdNr.-Abfrage bei der Registrierung. Wir sehen in Projekten immer wieder, dass genau hier die eigentliche Arbeit liegt und nicht im Rechnungsformat selbst. Als spezialisierte Shopware Agentur prüfen wir deshalb zuerst die Kundendaten- und Dokumentenprozesse, bevor ein Plugin installiert wird.

Planen Sie außerdem eine Testphase ein: Validieren Sie Ihre erzeugten Rechnungen gegen die EN 16931, verschicken Sie Testbelege an ausgewählte Stammkunden und prüfen Sie, ob deren Buchhaltungssysteme die Daten korrekt einlesen. Auch die GoBD-konforme Archivierung gehört auf die Checkliste, denn E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden, nicht nur als ausgedrucktes oder gerendertes PDF.

Mehr als Pflicht: E-Rechnung als Hebel für automatisierte Prozesse

Die E-Rechnungspflicht ist lästig, aber sie zwingt zu etwas Sinnvollem: durchgängig digitalen Belegprozessen. Wenn Rechnungen strukturiert aus dem Shop in das ERP Ihrer Kunden fließen, entfallen manuelle Erfassung, Übertragungsfehler und Rückfragen. Zahlungen kommen schneller, Skonto wird planbar, und Ihre Buchhaltung gewinnt Zeit für Wichtigeres.

Gerade im B2B zahlt die E-Rechnung damit direkt auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit ein: Einkäufer bevorzugen Lieferanten, deren Belege sich ohne Medienbruch verarbeiten lassen. Wer die Umstellung mit einer sauberen ERP-Anbindung kombiniert, macht aus der Compliance-Aufgabe einen echten Effizienzgewinn. Als E-Commerce Agentur mit B2B-Fokus binden wir Shopware regelmäßig an Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder WeClapp an und wissen, worauf es bei Belegflüssen ankommt.

Bis Januar 2027 bleibt genug Zeit für eine geordnete Umstellung, aber nicht mehr viel Puffer für Warteschleifen. Sie wollen wissen, wo Ihr Shop heute steht? Wir analysieren Ihr Setup und zeigen Ihnen, wo der größte Hebel liegt. Sprechen Sie mit den Experten von enno.dev, Ihrer spezialisierten Shopware Agentur Köln.