Warteschlange statt Datenverlust
Jede Übertragung läuft über eine Queue. Ist HubSpot kurz nicht erreichbar oder greift ein API-Limit, wird nachgeliefert – ohne dass eine Bestellung verloren geht oder doppelt ankommt.
HubSpot · Shopware 6 · B2B
Shopware HubSpot Schnittstelle: Firmen, Bestellungen und Deals im CRM
Kontakte, Firmen, Bestellhistorie und Einwilligungen landen dort, wo Ihr Vertrieb arbeitet. Bestellungen und Anfragen werden zu Deals, statt als E-Mail-Benachrichtigung zu enden – und was der Vertrieb in HubSpot entscheidet, kommt zurück in den Shop.
Vertrauen u. a. von:
Einordnung
Wo die Standard-Apps aufhören
Im Shopware Store gibt es Apps für HubSpot. Sie übertragen Formulare und Kontakte, eine davon auch Produkte, Bestellungen und Deals. Für einen B2C-Shop mit geradliniger Datenstruktur ist das eine gute Ausgangslage, und wir sagen es Ihnen, wenn das bei Ihnen reicht.
Der Standard endet dort, wo B2B anfängt: Kundengruppen, die auf HubSpot-Firmen abgebildet werden müssen, Ansprechpartner mit unterschiedlichen Rollen im selben Unternehmen, Custom Objects, Deals aus Bestellungen mit Line Items und ein Lifecycle-Mapping, das zu Ihrem Vertriebsprozess passt statt zum Vorschlag der App. Genau diese Fälle bauen wir: Shopware 6 auf der einen Seite, Ihr HubSpot-Portal auf der anderen, dazwischen eine Logik, die Ihr Vertrieb versteht.
Sie arbeiten mit Salesforce oder Pipedrive statt HubSpot? Dafür gibt es eine eigene Seite: Shopware CRM-Anbindung für Salesforce und Pipedrive.
B2B statt Standard
Was HubSpot im B2B-Shop leisten muss
Im B2B kauft ein Unternehmen – mit mehreren Personen, eigenen Preisen und einem Betreuer. So sieht ein Firmenkunde in HubSpot aus, wenn die Anbindung das abbildet.
Möbelwerk Kretz GmbHFirma · Kundennr. 20417
Im Shop freigeschaltet
- Kundengruppe
- Fachhandel · Preisliste B
- Konditionen
- Rechnung 30 Tage · Limit 25.000 €
- Betreuer
- Sven Hartmann, Außendienst
Ansprechpartner
- Anna BergEinkauf
- Jonas KretzFreigabe
- Petra LindBuchhaltung
Offener Deal
Angebotsanfrage A-31112.400 € · Stufe: Angebot versendet
Bestellungen
14 Orders48.920 € Umsatz
Letzte Bestellung vor 94 Tagen – üblich sind 45.Aufgabe für Sven Hartmann
Die Firma führt, nicht der Kontakt
Einkauf, Freigabe und Buchhaltung hängen am selben Unternehmen. Umsatz und Historie sehen Sie an der Firma.
Anfragen werden Deals
Eine Angebotsanfrage aus dem Shop startet einen Deal in eigener Pipeline – die Bestellung schließt ihn ab.
Freischaltung aus HubSpot
Der Vertrieb gibt neue Firmen in HubSpot frei. Das setzt Kundengruppe und Preisliste im Shop.
Betreuer im Kundenkonto
Der Owner aus HubSpot erscheint im Shop. Wechselt die Zuständigkeit, wechselt sie überall.
Nachbestell-Signal
Bleibt ein Stammkunde länger aus als üblich, bekommt der Vertrieb eine Aufgabe.
Konditionen im Blick
Zahlungsart und Kreditrahmen aus Shop oder ERP stehen dem Vertrieb in HubSpot zur Verfügung.
Anbindungswege
Store-App, Middleware oder eigene Anbindung
Drei Wege, ehrlich verglichen. Wir sagen Ihnen vor dem Angebot, welcher bei Ihnen trägt – auch wenn das die Store-App ist und Sie uns dafür nicht brauchen.
| Store-App | MiddlewareSynesty, Make, n8n … | Eigene Anbindungüber die HubSpot-API | |
|---|---|---|---|
| Laufende Kosten | ab ca. 50 € / Monat | ab ca. 100–150 € / Monat | keine Lizenz, nur Wartung |
| Bis es läuft | Stunden bis Tage | Tage bis Wochen | 4–8 Wochen |
| Kontakte und Bestellungen | ja | ja | ja |
| Firmen mit mehreren Ansprechpartnern | je nach App | mit Aufwand | ja |
| Anfragen und Angebote als Deals | – | mit Aufwand | ja |
| Rückweg in den Shop: Freischaltung, Betreuer | – | mit Aufwand | ja |
| Custom Objects | – | ja | ja |
| Wer wartet bei API-Änderungen | der App-Anbieter | Sie oder Ihr Dienstleister | wir, per Wartungsvertrag |
| Passt für | B2C mit Standard-Mapping | viele Systeme an einer Drehscheibe | B2B mit eigener Vertriebslogik |
Bei jeder Store-App lohnt vorher ein Blick darauf, wie aktiv sie gepflegt wird, wie schnell der Support antwortet und welche Felder sie wirklich überträgt.
Eigenentwicklung
Oder möchten Sie ein eigenes System, individuell auf Sie zugeschnitten?
Nicht jeder Vertrieb passt in eine fertige App. Wenn Ihre Abläufe eine Lösung brauchen, die zu Ihnen passt und nicht umgekehrt: Melden Sie sich – wir sprechen über Ihr CRM.
Der häufigste Anlass
Bestellungen als Deals in die Pipeline
Der Punkt, an dem eine CRM-Anbindung entweder nützlich wird oder Rauschen erzeugt.
Ein Deal je Bestellung, nicht je Statusänderung
Beim Bestellabschluss entsteht ein Deal in der passenden Pipeline, mit Betrag, Positionen als Line Items und Verknüpfung zu Kontakt und Firma. Statusänderungen bewegen denselben Deal weiter, statt einen neuen anzulegen.
0
Dubletten in der Pipeline
Auch bei Storno, Retoure und Teilzahlung.
Dublette bei jedem Status
Ohne Abgleich über eine eindeutige Kennung erzeugt jede Statusänderung einen neuen Deal. Nach einem Monat ist die Pipeline unbrauchbar.
B2C-Bestellungen als Deals
Bei hohen Stückzahlen und kleinen Beträgen ergibt ein Deal je Bestellung keinen Sinn. Dann gehen Bestellungen als Ereignis am Kontakt ein.
Kontakt ohne Firma
Im B2B hängt der Deal an der Firma. Fehlt die Zuordnung, sieht der Vertrieb den Umsatz nicht am Unternehmen.
Einwilligung fehlt
Ein Kontakt in HubSpot ist noch keine Erlaubnis, ihn anzuschreiben. Der Subscription-Status muss mitwandern.
Deals, Orders oder beides
Deal oder HubSpot-Bestellung – was gehört wohin?
HubSpot kennt inzwischen eigene Objekte für Bestellungen und Warenkörbe. Das ändert die Frage, die früher jede Anbindung mit „Deal“ beantwortet hat.
Bestellungen als Orders gehören zum Kunden wie eine Rechnung: vollständige Historie, Umsatz am Kontakt und an der Firma, Grundlage für Segmente und Automationen im Marketing. Sie verstopfen keine Pipeline.
Deals sind für Vorgänge, an denen der Vertrieb arbeitet: Angebotsanfragen, Großbestellungen, Rahmenverträge, Erstbestellungen neuer Firmenkunden. Dort zählen Stufe, Owner und Wahrscheinlichkeit.
In B2B-Shops kombinieren wir meist beides: jede Bestellung als Order, dazu ein Deal nur dort, wo ein Mensch etwas entscheiden muss. Welche Regel bei Ihnen gilt, legen wir im Mapping fest – nicht die App.
Datenmapping
Was zwischen Shopware und HubSpot fließt
Für jedes Feld führt genau ein System. Das legen wir einmal fest – danach wird nicht mehr diskutiert. Klicken Sie auf eine Zeile für Details.
KundeShopware nach HubSpotKontakt
Bei Registrierung und Bestellung. Abgleich über die Mailadresse, damit kein zweiter Kontakt entsteht.
Kundengruppe, B2B-KontoShopware nach HubSpotFirma
Die B2B-Kundengruppe wird zur Firma mit zugeordneten Ansprechpartnern – nicht zu einer Eigenschaft am Kontakt.
BestellungShopware nach HubSpotOrder oder Deal
Mit Betrag, Positionen und Status. Jede Bestellung als Order, ein Deal nur dort, wo der Vertrieb etwas entscheidet.
ArtikelShopware nach HubSpotProdukt, Line Item
Artikelnummer, Name, Preis und Kategorie – damit Orders und Deals echte Positionen tragen.
AngebotsanfrageShopware nach HubSpotDeal
Startet einen Deal in einer eigenen Pipeline, bevor überhaupt bestellt wird.
WarenkorbabbruchShopware nach HubSpotEreignis am Kontakt
Grundlage für Nachfassstrecken in HubSpot, ohne dass der Shop selbst Mails verschickt.
Formular, Reklamation, RetoureShopware nach HubSpotTicket
Landet als Ticket am richtigen Kontakt und an der richtigen Firma – statt im Sammelpostfach.
Newsletter-Einwilligungin beide RichtungenSubscription-Status
In beide Richtungen: Ein Widerruf im Shop wirkt in HubSpot und umgekehrt.
Konto-Freischaltung, PreislisteHubSpot nach ShopwareFirma freigegeben
Die Freigabe durch den Vertrieb schaltet das Kundenkonto im Shop frei und setzt Kundengruppe und Preisliste.
Betreuer im KundenkontoHubSpot nach ShopwareOwner
Der zuständige Owner erscheint mit Name und Kontakt im Kundenkonto.
Mehrere Shops, Länder oder Marken? Jeder Datensatz trägt seinen Sales Channel – Pipelines und Owner lassen sich danach trennen.
Vor dem Start
Was Sie in HubSpot brauchen
Das passende Paket. Kontakte, Firmen und Deals funktionieren in jedem HubSpot-Portal. Produktbibliothek, Line Items, Angebote und Custom Objects sind an bestimmte Pakete gebunden – häufig Sales Hub Professional oder höher. Das prüfen wir mit Ihrem Portal, bevor wir ein Mapping versprechen, das Ihre Lizenz nicht abbildet.
Eine Private App mit genau den nötigen Rechten. Lesen und Schreiben für Kontakte, Firmen, Deals und bei Bedarf Line Items und Produkte – nicht mehr. Das Token liegt verschlüsselt auf Shop-Seite, kein Benutzerpasswort.
Einen Testbereich. Gebaut wird gegen ein Test-Portal bzw. eine Sandbox, nicht gegen Ihre echten Kundendaten. Erst wenn Bestellungen, Stornos und Widerrufe dort sauber durchlaufen, schalten wir auf das Live-Portal.
Eine Entscheidung, wer den Kunden führt. Shop, ERP oder HubSpot – für jedes Feld genau ein führendes System. Ohne diese Festlegung überschreiben sich die Systeme gegenseitig.
Betrieb statt nur Bau
Was passiert, wenn der Sync hakt
Eine Schnittstelle ist erst gut, wenn sie auch im dritten Jahr noch läuft. Darum gehört der Betrieb zum Projekt, nicht in eine Fußnote.
Protokoll und Alarm
Jeder Datensatz ist nachvollziehbar: wann übertragen, mit welchem Ergebnis. Schlägt etwas dauerhaft fehl, geht eine Meldung raus, bevor der Vertrieb es merkt.
Updates auf beiden Seiten
Shopware-Updates und Änderungen an der HubSpot-API gehören zur Wartung. Sie erfahren von uns, was sich ändert – nicht von einer leeren Pipeline.
Ablauf & Aufwand
Wie ein HubSpot-Projekt bei uns läuft
CRM-Anbindungen sind kleiner als ERP-Projekte – der Aufwand steckt in der Festlegung, welches System was führt.
-
Prozess & Feldzuordnung
Wer führt den Kunden, was wird zum Deal, welche Lifecycle-Stufen gibt es. Ergebnis ist ein Mapping, das Ihr Vertrieb versteht.
1 Woche
-
Portal prüfen, Private App anlegen
HubSpot-Paket und vorhandene Eigenschaften prüfen, Private App mit den nötigen Rechten einrichten, noch einmal ehrlich klären, ob eine Store-App reicht. Danach der Festpreis.
wenige Tage
-
Bau gegen einen HubSpot-Testbereich
Aufbau auf Staging gegen einen HubSpot-Testbereich, Durchlauf mit echten Bestellungen und Widerrufen.
2–5 Wochen
-
Bestandskunden abgleichen, dann umschalten
Bestehende Kontakte und Firmen über Mailadresse und Kundennummer abgleichen statt doppelt anlegen, Owner zuweisen, Altbestellungen gezielt nachladen, dann umschalten und Protokoll und Alarm scharfstellen.
1 Woche
Kosten
Was kostet eine Shopware HubSpot Schnittstelle?
Die ehrliche Antwort hängt weniger von der Technik ab als davon, wie viel Logik zwischen Shop und CRM steckt. Drei Größenordnungen zur Einordnung:
Store-App: ab rund 50 € im Monat, dazu Ihre Zeit für Einrichtung und Mapping. Über drei Jahre also etwa 1.800 € Lizenz – gut investiert, wenn der Standard passt.
Middleware: Plattformen liegen bei rund 100–150 € im Monat für die nötigen Konnektoren, plus Einrichtung durch Sie oder einen Dienstleister. Sinnvoll, wenn die Plattform ohnehin weitere Systeme verbindet.
Eigene Anbindung: einmaliger Projektpreis, keine laufende Lizenz, dazu Hosting und Wartung. Den Festpreis nennen wir nach dem Mapping-Workshop – nicht vorher, weil er an Ihren Objekten, Pipelines und Rückwegen hängt, nicht an einer Pauschale.
Was fast immer teurer wird als geplant: eine App, die das B2B-Mapping nicht abbildet und über Monate mit Workarounds ergänzt wird. Darum klären wir die Grenze vorher.
FAQ · Shopware & HubSpot
Häufige Fragen zur Shopware HubSpot Schnittstelle
Ja, im Shopware Store stehen mehrere Apps. Sie decken Formulare, Kontakte und in einem Fall auch Produkte, Bestellungen und Deals ab. Für einen B2C-Shop, der Kontakte und Newsletter-Einwilligungen in HubSpot braucht, reicht das oft. Sobald Kundengruppen, Custom Objects oder eine eigene Deal-Logik dazukommen, endet der Standard.
Die App reicht, wenn Sie Kontakte, Formulare und Bestellungen als einfache Ereignisse brauchen und Ihre Datenstruktur dem Standard entspricht. Eine eigene Anbindung lohnt, sobald B2B-Kundengruppen auf HubSpot-Firmen abgebildet werden müssen, Deals aus Bestellungen entstehen sollen, Custom Objects im Spiel sind oder das Lifecycle-Mapping zu Ihrem Vertriebsprozess passen muss.
Über die CRM-API: Beim Bestellabschluss entsteht ein Deal in der passenden Pipeline, mit Betrag, Positionen als Line Items und Verknüpfung zu Kontakt und Firma. Die Stufe richtet sich nach dem Bestellstatus – bezahlt, versendet, storniert. Wichtig ist eine Regel, die verhindert, dass jede Statusänderung einen neuen Deal erzeugt.
Die Einwilligung wird im Shop erteilt und muss in HubSpot als Subscription-Status ankommen, nicht als Kontakteigenschaft nebenbei. Widerruf läuft in dieselbe Richtung zurück. Wer das offenlässt, schreibt Kontakte in Listen, für die keine Einwilligung vorliegt.
Ja. Wir sehen uns an, was über App, Private App oder Middleware läuft, dokumentieren den Ist-Stand und sagen Ihnen, ob Nachbessern oder Neubauen günstiger ist. Eine Übernahme ohne Blick in die Feldzuordnung machen wir nicht.
Kontakte, Firmen und Deals gehen mit jedem Paket. Produkte, Line Items, Angebote und Custom Objects sind an bestimmte Pakete gebunden, häufig ab Sales Hub Professional. Wir prüfen das mit Ihrem Portal, bevor wir ein Mapping festlegen.
Ja. Typisch sind Freischaltung neuer B2B-Kunden, Kundengruppe und Preisliste, der zuständige Betreuer und der Lifecycle-Status. Wichtig ist, dass für jedes Feld nur ein System führt, sonst überschreiben sich Shop und CRM gegenseitig.
Vor dem Umschalten gleichen wir Bestandskontakte über Mailadresse und Kundennummer ab, Firmen über Kundennummer oder Domain. Erst danach werden Altbestellungen nachgeladen. Ein zweiter Kontakt für denselben Kunden entsteht so gar nicht erst.
Ja. Jeder Datensatz trägt seinen Sales Channel. So lassen sich mehrere Shops, Länder oder Marken in einem HubSpot-Portal führen und trotzdem nach Pipeline, Owner oder Liste trennen.
Der HubSpot-Tracking-Code setzt Cookies und wird darum erst nach Zustimmung geladen – über das Cookie-Banner von Shopware, nicht über ein zweites Banner von HubSpot. Die Datenübertragung per API aus Bestellung und Registrierung läuft davon unabhängig über Ihre vertragliche Grundlage und die erteilten Einwilligungen.
Die Anbindung läuft als Shopware-App und ist damit vom Shop-Kern entkoppelt. Updates auf beiden Seiten prüfen wir im Rahmen der Wartung vorab im Testsystem, bevor sie live gehen.
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